CRM de WhatsApp para escolas e cursos

A temporada de matrícula cabe mal num celular

Escola e curso vendem em ondas. Entre novembro e fevereiro, a secretaria recebe mais conversas em um mês do que no resto do semestre. Quem escreve quase sempre é a mãe ou o pai, de noite, depois do trabalho, perguntando valor, turno e se tem vaga para o 3º ano. No curso de idiomas, é o próprio aluno adulto perguntando se a turma de sábado ainda tem lugar.

A matrícula é uma decisão de família, e leva dias. A visita à escola, a conversa com a coordenação, o desconto para o segundo filho: cada passo precisa de alguém lembrando de dar o próximo.

O que mais custa vaga:

• A visita marcada e esquecida. A mãe da Helena marcou para quarta, às 10h. Ninguém confirmou, ela esqueceu, e a vaga foi para outra escola.
• A pergunta de valor às 21h. "Quanto é o 3º ano?" chega com a secretaria fechada. De manhã, a família já visitou outra escola.
• A família esperando resposta da coordenação. O pai perguntou sobre a proposta pedagógica e ninguém sabe se a coordenadora respondeu.
• A rematrícula que esfria. Aluno atual sem decisão de rematrícula em dezembro é vaga que pode sobrar em fevereiro.
• O aluno que pediu aula experimental e sumiu. No curso de idiomas, o contato fica na planilha do professor.

Como o Brik organiza a secretaria

O Brik conecta o WhatsApp da escola pela API oficial da Meta. API oficial da Meta: sem o risco de bloqueio das ferramentas não oficiais. A conta segue as regras da Meta, como a autorização do responsável para receber mensagem, e a escola tem o histórico de cada família guardado na empresa.

A secretaria e a coordenação atendem no mesmo número. A conversa de cada família vira um card no funil, com o valor da mensalidade, o aluno e as anotações. O funil tem 6 etapas fixas. Os nomes na tela são de venda; na escola, querem dizer o seguinte:

O dashboard mostra o valor em cada etapa e quantas famílias estão paradas na Proposta enviada. Na terça de manhã, a secretaria abre essa coluna e sabe quem precisa de retorno. O motivo de perda também serve à direção: se "escolheu outra escola" aparece muito junto de uma mensalidade, vale rever a condição.

Para registrar sem sair do atendimento, a secretária usa o Brik AI, o assistente dentro do CRM:

"A família da Helena visitou a escola hoje e vai pensar. Mensalidade do 3º ano, R$ 1.480. Passa pra Proposta enviada e me lembra de ligar na sexta às 15."

Ele anota, muda a etapa e cria a tarefa. Cada ação tem desfazer, e o que é sério ele pergunta antes. Ele não manda mensagem à família.

A direção acompanha a meta de matrículas por pessoa da equipe e da escola, com a projeção do mês e quanto falta por dia útil. As visitas ficam na agenda ligada ao Google Agenda, junto da conversa da família.

O que o Brik não faz

O Brik não é sistema de gestão escolar: não emite boleto, não lança nota e não controla frequência. Também não confirma visita sozinho nem manda lembrete na véspera por relógio. A confirmação é enviada pela secretaria com um modelo de confirmação de agendamento, e a rematrícula é uma campanha que a escola dispara na hora, para a lista que separou.

O que o agente de IA responde para a família

O agente de IA, no plano Professional, atende a qualquer hora, inclusive no domingo à noite, quando a família decide a escola. Ele segue as instruções e o FAQ da escola, entende áudio e foto e passa a conversa para a secretaria quando a família quer visitar ou matricular.

Perguntas que chegam toda semana:

• "Qual a mensalidade do 2º ano? Tem desconto para irmãos?"
• "Vocês têm período integral? Até que horas?"
• "Tem vaga na turma de inglês de sábado de manhã?"
• "Como funciona a aula experimental? Tem custo?"
• "Quando começa a matrícula? Quais documentos preciso levar?"
• Um áudio da mãe contando que o filho tem dificuldade de leitura e perguntando se a escola dá apoio.
• Uma foto do boletim de outra escola com a pergunta "ele consegue entrar no 5º ano?"

Nas instruções, três regras. O agente não promete vaga, bolsa nem desconto fora do que a escola publicou. Não opina sobre dificuldade de aprendizagem: acolhe e passa para a coordenação. E não agenda visita sozinho: pergunta o melhor dia e a secretaria confirma na agenda.

Mensagens prontas para escola e curso

Visita feita e família sem resposta (há mais variações no modelo de reativar contato):

Oi, {nome}! Aqui é a Letícia, da Escola Girassol. Foi um prazer receber vocês na quarta. Ficou alguma dúvida sobre a mensalidade de {valor} ou sobre a proposta pedagógica? Se quiser, a coordenadora conversa de novo com vocês.

Confirmação de visita, enviada pela secretaria:

Oi, {nome}! A sua visita à Escola Girassol está marcada para {data}. Pode me confirmar se vocês conseguem vir? Se precisar mudar o horário, é só responder aqui.

Rematrícula para as famílias que ainda não decidiram, disparada pela secretaria:

Oi, {nome}, tudo bem? A rematrícula do {produto} na Escola Girassol vai até {data}, com a mensalidade atual garantida. Quer que eu envie o contrato para vocês assinarem ainda esta semana?

Fora da janela de 24 horas, essas mensagens precisam ser templates aprovados pela Meta. Você cria o template dentro do Brik e envia para aprovação.

Quanto custa o Brik para uma escola ou curso

O Brik cobra por usuário/mês, com 15 dias grátis, sem cartão e sem fidelidade:

• Starter, R$ 189: 1 número de WhatsApp, chat, funil de 6 etapas, até 1.000 contatos e dashboard.
• Professional, R$ 259: contatos ilimitados, WhatsApp e Instagram no mesmo chat, agente de IA, campanhas, relatórios com exportação, Google Agenda e gestão de equipes.
• Gold, sob medida: conexões e agentes ilimitados e onboarding dedicado.

Escola que guarda mais de 1.000 contatos de famílias e ex-alunos precisa do Professional. Duas secretárias e a coordenadora ficam em 3 × R$ 259 = R$ 777 por mês.

As mensagens do WhatsApp são cobradas pela Meta, à parte. Valor aproximado, conferido em outubro de 2026: cerca de R$ 0,32 por template de marketing e cerca de R$ 0,035 por template de utilidade. A categoria de cada template é definida na aprovação da Meta. Chamar 400 famílias para a rematrícula custa perto de R$ 128 se a Meta classificar como marketing.